業務デザイナー

ノートパソコン

電子管理で業務効率を上げよう

今までは契約書の管理を始め、承認決済などを紙の書類で管理することが多かったと思われますが、紙の管理は扱いやすい部分がある反面、進捗状況を全体から管理することができなかったり、その後の書類の管理がしにくいなどの欠点がありました。
そのほか、過去に使用していた書類や資料を探しにくく、書類を探すことで業務がストップしてしまうということも多々あったようです。

文書管理システムを導入することで、文書自体の保管や管理が透明化されるのはもちろん、業務の進捗も多方面から確認することができるという利点があります。
「業務デザイナー」はこうした書類関連を電子管理することで、業務の効率を上げることができるシステムです。

業務デザイナー導入で期待できること

業務デザイナーはただ文書ファイルを分かりやすく管理するだけではなく、電子管理することで業務を透明化し、進捗状況を社内全体で確認できるというメリットがあります。
社内のパソコンからだけではなく、スマホなどのモバイルからもアクセスが可能なので、ある業務における承認が必要な場合、もし社外にいても、モバイルから承認することも可能なので、業務が止まってしまうことを防げます。
こうすることで、業務の進捗もとても早くなりますよね。

そのほか、業務デザイナーに業務フローをインプットしておくことができ、それを社内全体で閲覧することができるため、社内でどんな業務が行なわれているかということを一目で確認することが可能です。
業務フローにおいてもかなり柔軟性の高い設定を行なうことができるため、さまざまな企業で活用できますし、管理においても管理者権限を設定することで、改ざんを予防することもでき、セキュリティ面についても安心して利用することができます。

業務デザイナーの導入にあたっては、これまで活用してきた業務フローを一新しなくても、今までの運用ルールを活かした上で業務デザイナーを導入できるため、長年同じ業務フローで運用してきたという人も違和感を感じることなく業務デザイナーと関わることができるという点もポイントです。
また、すでに導入しているほかのシステムとも連携がしやすいので、今まで費用を費やしてきたシステムをムダにすることなく、新しいシステムを取り入れることができます。

また導入の際はシステム部門や専門家がいなくても、新入社員レベルで導入、設定をすることができる手軽さも助かります。
簡単に導入できるのに搭載された機能は実に幅広く、多くの企業や社員が活用できる「業務デザイナー」。
文書の電子管理や作業効率を上げることに興味のある企業におすすめのソフトウェアです。