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契約書の管理に悩んでいる企業は意外と多い

企業を運営していく上で、電子書類を扱うことは不可欠です。
契約書にしても、取引先企業と交わした契約書や、人事関連の契約書などがどんどん増えていきますし、会議議事録、稟議書など書類は日々増えていきます。

こうした書類を紙で管理している企業も多いですが、電子書類にして管理することで書類の置き場所に困らなくなりますし、経費の削減にも繋がるので、電子書類を活用する企業が多くなってきました。
しかし、電子書類の管理と一言でいっても、膨大な量の電子書類を自力で管理するのはかなり大変ですし、書類を管理するシステムを導入するといっても、システムの使い方が難しいと社員全員で活用することができないなど、電子書類の管理方法について悩んでいる企業が多いのだそうです。

社員全員が使いやすい画期的な電子書類システム

「Contents EXpert/Digital Document」は、契約書や稟議書といった電子書類を誰もが分かりやすく、簡単に管理することができるシステムです。
Contents EXpert/Digital Documentを操作する誰もが、悩むことなくスムーズに電子書類を管理できるよう、InternetExplorerをイメージしたインターフェースとなっているのが特徴。
タブで電子書類の仕分けができるようになっていて、実際のバインダー感覚で管理できます。
これまでに溜まってしまった紙の書類も、複合機でスキャンするとそのままContents EXpert/Digital Documentで管理するためのバインダー仕様に変換してくれるので、書類をシステムにまとめていくのも簡単です。

また、電子書類にもいろいろなファイルの種類がありますので、その汎用性の高さはとても重要になりますが、Contents EXpert/Digital Document上で管理できるアプリケーションは実にさまざまで、ExcelやWordのOffice関連ソフトはもちろん、PDFファイルやそのほかのテキストファイルなど多様であるため、多くの電子書類を一括で管理することが可能です。
それらの電子書類を見つけるための検索方法を含めた、運用ルールにおいてもシステムの中にさまざまな機能が搭載されていますので、使い勝手がよいのも助かります。

さらに各書類にアクセス権限を設定することができ、企業の組織階層によってアクセスできる書類を分けることができますので、役員のみ閲覧可能な書類を設定する、といった権限を設けることができるのもとても便利。
これからさらに増え続ける電子書類を、誰もがより簡単に管理できるよう、Contents EXpert/Digital Documentの導入を検討する企業が増えてきています。