DataDelivery

ノートパソコン

書類の長期保存に適した文書管理システム

電子帳簿保存法が施行されて以来、帳票の電子管理が進んでますが、「DataDelivery」はその管理を更に高機能にしてくれるシステムです。

法定帳簿を電子管理できるようになり、帳票をシステム上で管理することができるようになりましたが、支社や取引先など、社外の環境と共有して管理することができないという課題がありました。
そのため、社内では電子管理しているけれど、社外と共有するにはメールや郵送、FAXなどを利用する必要があり、コストも大きかったようです。
DataDeliver活用することで、システムを通して社外環境へ送ることができるので、より業務時間の短縮ができるようになりました。

また、データの長期保存に関する効率が高いのも特徴です。
法的な帳簿は一定年数の保管が義務付けられていますが、それらのデータを分かりやすい環境で保管し、必要な時はすみやかに抽出することができるので、税務調査などに適した状態を保持できます。
長期保管が必要なデータは圧縮して保管できるため、ハードディスクを圧迫することがありません。

DataDeliveryを導入するメリット

帳票をシステムを通して送受信できるため、帳票をプリントアウトする手間やコスト、郵送における郵便代などのコスト削減に繋がります。
またそれらに付随する仕分けや検索などの時間的コストの削減も可能です。
帳票を管理する場所を取らないというのもメリットだといえるのではないでしょうか。

時間的コストという面では、DataDeliveryを導入することにより、必要な帳票を検索する時間が大幅に短縮できるというメリットもあります。
紙の帳票は手作業で必要な帳票を探すことになりますが、膨大な量の帳票から必要なものを探すのはかなりの時間が必要です。
DataDeliveryなら日付や文字列などの条件を入力すると素早く該当の帳票を検索してくれるので、とても便利。

また、電子管理することでセキュリティが保たれるという点も大きなメリットだといえるでしょう。
紙の帳票だと見やすいというメリットがありますが、紛失や人為的トラブルを招く危険があります。
電子管理することで、重要な帳票にはアクセス制限をかけたり、コピーやダウンロードができないように設定して改ざんを防止するなどの対応が可能となるので、安全です。

導入における費用も低コストが自慢なので、比較的手軽に導入できるのもメリットですね。
短期間でシステムが構築できるというのも助かります。
帳票の長期保存を必要としている企業、また安全に管理したいという企業は、DataDeliveryの導入を検討してみてはいかがでしょう。