MyQuick

膨大な電子書類を一括で素早く管理できる書類管理システム

書類管理システムにはさまざまなものがありますが、「MyQuick」はより処理をスピーディーにわかりやすく、また電子書類における細かい機能を希望している企業に適した書類管理システムです。

MyQuickの特筆すべき点は、まず文書の検索能力が高い点。
他社の書類管理システムの場合、全文検索をかけると、似たような書類がたくさん見つかってしまい、探したい書類を見つけるのに時間がかかってしまうといったことがあるようですが、MyQuickは探したい書類を正確に検索するため、短時間で目的の書類を見つけることができます。
契約書や運用ルールなどの書類においては、常にバージョンアップされていきますが、こうしたバージョンの違いにもきちんと対応しているので、最新版の書類を速やかに見つけることが可能です。

また複数の書類をまとめて管理できるという点も大きなポイント。
Office関連ソフトはもちろん、PDFファイルを含むさまざまなファイルに対応しているのはもちろん、ほかのシステム内にある文書もMyQuickを通して管理、共有できるので、これまで格納していた書類もまとめて管理できます。
そのほか、MyQuick利用において企業のニーズに合わせた細かなカスタマイズが可能なので、業務に応じて使いやすい環境を作れるのも助かりますね。

実際に導入した企業の感想

多くの会社がMyQuickを導入していますが、ある企業ではかなり効率的に書類を管理できるようになったと感動の声が上がっています。
電気関連の業務を行っているこちらの会社では、作成された報告書を全社で共有し、その閲覧状況を把握したいということ、また全社の報告書をより効率的に検索できることなどを課題とした文書管理システムの導入を検討していました。

文書の検索時間を短縮できること、また全社で一括して書類の管理ができそうであることからMyQuickを導入されたそうですが、導入後は事前の課題が消化できたことはもちろん、PDFファイルのセキュリティ機能を簡単に組み込めるなど、プラスアルファの機能にとても満足されているそうです。

PDFファイルで作成された報告書は情報漏えいを防ぐために閲覧のみが可能な設定とし、印刷したり、ローカル環境にダウンロードすることができないようにしているのだそうです。
こうした管理も簡単に行えるので、よりスムーズに社内の情報が共有できるようになったとのこと、これらの機能は多くの企業で活用できるのではないでしょうか。
今後も増え続けていく書類や情報の管理、共有にMyQuickは多くの場面で活躍してくれそうです。