楽々Document Plus

オフィスに分散されている文書ファイルを一括管理

企業内で扱われている文書ファイルは、一箇所のサーバで管理されるのではなくそれぞれのファイルサーバにバラバラに保管されていることが多く、そうなると必要な時に該当の文書を閲覧できない部署が出てきてしまいます。
その場合、必要な文書をメールや郵送で送ってもらわなければならなくなり、業務がスムーズに進まないということもあるようです。

さらにファイルサーバで文書を管理する場合セキュリティ面が心配な点もあります。
ファイルサーバへのアクセス権限があれば、誰でも文書を更新や修正できてしまうので、重要書類の改ざんや消失などのトラブルが発生してしまう可能性も考えられるのです。
また、ファイルサーバにアクセスして必要な文書を閲覧するまでに時間がかかり過ぎたり、見たい文書を検索してもなかなか見つからないなど、文書管理においては不便さを感じている社員が多い印象があります。
そんな不満や使い勝手の悪さを解消してくれるのが、「楽々Document Plus」です。

楽々Document Plusで書類管理の幅がぐんと広がる

楽々Document Plusは、紙の文書を電子ファイルにして、全社一括で管理することができるシステムです。
PDF化の手順も簡単なので、社内の誰でも手軽に利用することができるのがポイント。
またある文書を更新する場合、更新の可否を承認し、また更新した日を記録したうえで古い文書も自動的に記録しておいてくれるので、誤って文書を修正してしまった時も安心です。
重要な修正については、一斉メールで社員全員に周知する機能もついています。
逆に、楽々Document PlusでWebブラウザから公開されている文書についてはダウンロードやコピー、修正ができないようになっているので、セキュリティがしっかり保たれるのもうれしいですね。

楽々Document Plusを導入した企業は、これまでバラバラになって必要な文書を見つけるのに苦労していたのが一気に解消された点や、必要な文書をすぐに見つけて取り出すことができるようになった点などに大変満足しているとのことでした。
契約関連の書類については都度目にする必要がある上に、日々どんどん増えていきますので、より効率よく管理したいと考えるもの。
これまで仕様していたファイルサーバを活かした導入も可能ですので、より便利に文書を管理できるようになります。

楽々Document Plusは10名以上の企業から、すべての規模の企業に対応していますので、会社がどんどん成長していっても長く使えるというのもメリットです。
文書の管理に頭を抱えている担当者の方は、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。