電子文書での管理

契約書を電子文書で管理

契約書

引用元:IT弁護士.com(http://itbengoshi.com/page-0-21

契約書は紙で保存するとは限りません。
数年前までは、企業にとって重要な文書は必ず「紙」を使って管理するようにといわれていました。

しかし、2005年に行われた「法改正」により、今では「文書をデータで管理する」ということも問題ないとされています。
このことから、最近は文書のデータ管理・デジタル化を実施するところがとても多くなっています。

○「文書のデジタル化」のメリット

これは、文書のデジタル化をして「文書管理システム」というシステムを実践した場合になります。
たくさんある文書の中から、「これ」という文書を探すのは大変。

だけど、デジタル化をして文書管理システムで管理すれば、キーワードや文章を使って簡単に検索をすることが可能です。
これなら、すぐにお目当ての文書を見つけることができるでしょう。
これが、紙の文書だと「ほしい文書が見つからない」などのトラブルが起きますし、破損や劣化の心配もしなくてはなりません。
その様なことを考えれば、デジタル化はとっても管理が楽です。
 

○ひとつの文書を全員で共有することができる

紙だと、文書をいちいち印刷して配布して・・・という手間がありますが、デジタル化をしてしまえばこの様な手間とも無縁です。
アクセス権を持っている人だけがファイルを見ることができる様になっていますので、簡単に情報共有ができるのがうれしいですね。
だからこそ、文書のデジタル化というのはメリットが大きいのです。

今では様々な方法で電子管理することが出来るようになっているのです。
中でも、文書の期限を管理したり、検索性に長けている契約書管理システムがとして「Ofigo契約書管理」(http://keiyakushokanri.jp/)があります。
このソフトなら、ファイリングしている文書を手間なく呼び出すことができますし、期限が過ぎたものを破棄するのも楽なので、膨大な数のファイルをしっかりと管理することができます。
契約書はよりしっかりとした管理下で整理しておくことが必要とされていますが、このソフトならそういった管理も簡単に行うことができるでしょう。

企業でたくさんの文書を使うけれど、その管理に困っている・・・という人は、こういったソフトを使ってみるのはいかがでしょうか。