紙の場合

契約書は紙で行う必要があります

契約書は、基本的に紙で交わす必要があることをご存知でしょうか。
「このITの時代にパソコンじゃ駄目なの?」とおもわれるかもしれませんが、法律でも「紙で保管するように」と義務付けられています。
よく「パソコンをPDFにして保存しておこう」と考える人がいますが、それは単なる契約書の写しであって、契約書ではないということを頭に入れておきましょう。
紙での契約書の場合、「いかになくさないようにしまっておくか」というのが大切になります。
契約書というのはとても重要なものになりますので、それを紛失したということになれば大変なことになるでしょう。
だからこそ、整理の方法についてはきちんと考えておかなければなりません。

重要書類は法務に保管してもらう

契約書の用途や内容にもよりますが、重要な書類であれば「法務部に保管してもらう」という手があります。
法務部は契約や決まりごとのプロ。
だから、契約書の扱いも熟知しています。
重要な書類の場合は法務部に預かってもらうというのも手ですね。

ただ、何でもかんでも法務部に預けるわけにはいきません。
ある程度は自分たちで管理する必要がありますので、しっかりと管理できる方法を模索していきましょう。
まず、お勧めは「きちんとファイルを作って、部門別に契約書を分けておく」ということ。
企業というのはひとつのところとしか契約しないというわけではないので、契約書の量も膨大な量になります。
だから、部門別にファイリングを行うことはとっても大切なこと。
契約書というのは、何かあった時にすぐに必要になるものですので、きちんと取り出すことができる様にしておく必要もあります。
解りやすいように整理しておいてください。

しまう場所ですが、きちんと管理ができるところにおきましょう。
人が簡単に手を出すことができないところに置く必要がありますので、そのことはしっかり頭に入れておき場所を考えなくてはなりません。

もし、その契約書の情報を共有するのであれば、全員でしっかりと場所を共有していくこを心がけましょう。
契約書というのは、企業にとってとても大切な書類です。「大切だ」ということを頭に入れた扱いを考えていきましょう。